Muchas aplicaciones utilizan una marca de tiempo para determinar cuándo se introduce un registro o se completa un proyecto. Son comunes y útiles cuando necesitas saber cuándo ocurre algo.

Hay varias maneras de hacer el trabajo, pero ten cuidado. Hay una forma fácil, otra mala y otra automatizada.

En este artículo, repasaremos las tres y podrás decidir si usas la forma fácil o la automatizada. También aprenderás por qué no quieres usar la forma mala, un método que, de buenas a primeras, probablemente suena factible, pero no lo es.

Estoy usando Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puedes usar versiones anteriores. La versión en línea no admite la macro. Puedes descargar los archivos .xlxs, .cls y .xls de demostración o trabajar con tus propios datos.

Qué es una marca de tiempo timestamp

No es fácil definir el término timestamp porque su definición depende de su uso. En pocas palabras, es la fecha y la hora actuales que se utilizan para identificar cuándo ocurre algo.

Puede ser la hora en que se introdujo el registro, la hora en que se completó un proyecto, etc.

Utiliza las teclas de acceso directo incorporadas

Si estás familiarizado con Excel, probablemente sepas que puedes utilizar un par de atajos para introducir tanto la hora como la fecha:

• Fecha: Ctrl + ;
• Hora: Ctrl + Shift + ;

Si quieres ambos valores en la misma celda, puedes seguir utilizando estos atajos. Introduce el primero y sin pulsar Intro -mientras sigues en modo de edición- introduce un espacio y luego pulsa el segundo atajo.

El resultado es un formato personalizado que muestra la fecha y la hora. La figura A muestra el resultado de utilizar estos atajos. Excel no sólo introduce la fecha y la hora, sino que también da formato a las celdas para su visualización.

Figura A

No hay nada de malo en utilizar las teclas de acceso directo: funcionan, y si no te importan las pulsaciones, es una solución fácil.

El inconveniente, por supuesto, es que debes acordarte de ejecutar las pulsaciones.

Combinar los dos en una sola celda probablemente tampoco sea una buena idea, a menos que tus usuarios sean especialmente competentes; podrían no recordar usar ambos, y podrían ser inconsistentes con el delimitador que separa los dos valores.

Por lo general, prefiero la solución más fácil, y puede que las pulsaciones de teclas te funcionen. Por otro lado, probablemente no sea una gran solución para transmitir a los usuarios.

Por qué NOW() y TODAY() no funcionan como marcas de tiempo en Excel

Algunos pueden pensar que las funciones NOW() y TODAY() harán el trabajo, pero no lo harán, no fácilmente. NOW() devuelve la fecha y hora actuales y lo que muestra depende del formato. TODAY() muestra el día actual.

Perfecto, ¿verdad? No. Son funciones volátiles. Eso significa que ambas funciones se actualizarán cada vez que la hoja calcule, por lo que están lejos de ser perfectas. Podrías convertir los resultados en valores estáticos, pero eso es mucho trabajo, demasiado trabajo.

Cómo usar una macro para una marca de tiempo en Excel

La forma más segura de obtener una marca de tiempo correcta y consistente es utilizar una macro, o más bien una función definida por el usuario. El código es sencillo. La cuestión más importante es cuándo ejecutarla.

Para nuestros propósitos, añadiremos la macro a la barra de herramientas de acceso rápido. El usuario simplemente hará clic en ella cuando esté listo para añadir la marca de tiempo.

El subprocedimiento del Listado A es corto y sencillo. Utilizando la celda seleccionada-que está en manos del usuario-este código introduce una función NOW() formateada que muestra la fecha y la hora. Dependiendo de tus necesidades, podrías elegir usar TODAY() o formatear la celda de manera diferente.

Listado A

Sub TimeStamp()

Introduce la fecha y la hora actuales, con el formato m/d/aaaa h:mm:ss AM/PM.

'El usuario seleccionará la celda y luego hará clic en el botón de macro en QAT.

With Selection

    .Value = Now

    .NumberFormat = “m/d/yyyy h:mm:ss AM/PM”

End With

End Sub

En esta guía, vamos a mostrarte cómo crear un gráfico de progreso en Excel.

Pasos para crear un gráfico de progreso

A continuación veremos, con imágenes lo que en el video ya hemos explicado.

Calcula el proceso restante

Comienza calculando el proceso restante. Si estás utilizando un valor porcentual, la fórmula será simplemente =1 – <%progreso>.

Insertar un gráfico de rosquillas

Selecciona una celda de los datos y sigue la ruta Insertar > Gráficos > Insertar gráfico circular o de rosquilla > de rosquilla en la cinta de opciones.

Cambia el color de las piezas

Aunque el gráfico indica claramente las partes completadas y las restantes. Faltan dos colores diferentes para definir cada porción como un elemento del mismo proceso. Elimine el color de la porción Restante o establezca una versión más suave del Progreso.

Para cambiar el color de una porción, haga doble clic y asegúrese de que está seleccionada. Haga clic con el botón derecho mientras la porción está seleccionada y utilice el menú Relleno para establecer un color.

Reduce el tamaño del agujero (opcional)

La anchura del anillo de donuts por defecto es otro punto visual que no se ajusta a una barra de progreso. Un anillo más ancho funcionaría mejor. Esta vez asegúrate de seleccionar todo el donut.

Si el panel de propiedades de la derecha no está visible, haz clic con el botón derecho del ratón y selecciona el elemento Formato de la serie de datos para hacerlo visible.

Añade un cuadro de texto

Por último, necesitas mostrar el valor de progreso. En lugar de las etiquetas regulares del gráfico, un indicador grande y elegante completará tu gráfico de progreso. Un cuadro de texto es la mejor herramienta para este trabajo. Inserta un cuadro de texto siguiendo la ruta Insertar > Ilustraciones > Formas > Cuadro de texto y haciendo clic en tu hoja de cálculo.

• Una vez creado, selecciona el cuadro de texto haciendo clic en sus bordes.
• Asegúrate de que no aparece el cursor de escritura.
• Haz clic en la barra de fórmulas y escribe el signo igual sin comillas «=»
• Ahora escriba la referencia de la celda que contiene el valor de progreso o haga clic directamente en ella.
• Verás el valor en el cuadro de texto. Este valor será actualizado por el valor de progreso como una fórmula regular.

Ahora usa tu imaginación para hacer la etiqueta más elegante.

Puedes crear filtros basados en fórmulas, encontrar tus cifras de ventas u organizar tus tablas en un abrir y cerrar de ojos.

Sintaxis

=COUNTIFS(rango de fechas, >=fecha mínima, rango de fechas, <=rango mínimo

Pasos

• Escribe =COUNTIFS(
• Selecciona o escribe la referencia del rango que incluye los valores de fecha contra los que deseas aplicar los criterios $J$8:$J$15
• Escribe el criterio de fecha mínima con el operador igual o mayor que «>=1/1/2007»
• Añade de nuevo el rango de fechas $J$8:$J$15
• Escribe el criterio de fecha máxima con el operador igual o menor que «<=31/12/2007»
• Escribe ) y pulsa Enter para completar la fórmula

Cómo contar los valores entre dos fechas

La función COUNTIFS cuenta los valores que cumplen uno o varios criterios. La posibilidad de utilizar criterios con operadores lógicos como mayor que o igual (>=) y menor que o igual (<=) proporciona la forma de contar los valores entre los valores.

Para filtrar fechas en un año, necesitamos dos criterios y operadores adecuados. Utilizamos los criterios «>=1/1/2007» y «<=12/31/2007» para definir las fechas de inicio y fin de la búsqueda. La búsqueda se realiza en el mismo rango de fechas $J$8:$J$15.

=COUNTIFS(J8:J15;">=1/1/2007";J8:J15;"<=31/12/2007")

Consejo: El orden de las fechas NO importa. El criterio «<=31/12/2007» puede colocarse como primer criterio.

Una forma alternativa de escribir esta fórmula es utilizando referencias de celdas en lugar de fechas estáticas. Por ejemplo, si el valor de la fecha mínima está en la celda R14, el criterio se escribiría como «>=»&R14. Para hacer la fórmula más dinámica, utilice la función FECHA para crear fechas en lugar de escribir todo el texto de la fecha.

=COUNTIFS(J8:J15;">="&DATE(R14;1;1);J8:J15;"<=" &DATE(R14;12;31))

Ten en cuenta que no podríamos manejar este escenario de recuento entre fechas con la fórmula COUNTIF porque sólo puede manejar criterios individuales como mayor que o menor que pero no ambos al mismo tiempo.

También vea el artículo sobre cómo sumar entre dos fechas usando la fórmula SUMIFS.